Page 43 - 0018
P. 43
34
กำรพบปะด้วยตนเอง
การพบปะด้วยตนเอง เป็นการประสานงานที่ดีที่สุดเพราะได้พบหน้า ได้เห็นบุคลิกลักษณะ
สีหน้าท่าทาง ของผู้ติดต่อทั้งสองฝ่าย มีเวลาในการซักถามทำความเข้าใจกันได้อย่างพอเพียง เพราะทั้งสอง
ื
ฝ่ายต้องวางมือจากงานอ่น ๆ ทั้งหมด มีข้อเสีย คือ ใช้เวลามาก มักใช้การพบปะในกรณีที่เป็นเรื่องนโยบาย
เป็นเรื่องสำคัญ หรือมีรายละเอียดมาก หรือต้องการให้เกียรติให้ความสำคัญแก่อีกฝ่ายหนึ่ง หรือ ต้องการ
สร้างความรู้สึกที่ดีแก่อีกฝ่ายหนึ่ง ให้เขารู้สึกว่า เราให้ความสำคัญแก่เขาด้วยการมาพบด้วยตนเอง
ี
มแนวทางปฏิบัติ ดังนี้
1) ควรเตรียมหัวข้อหารือไปให้พร้อม และจดบันทึกไว้ หากอีกฝ่ายไม่ได้บันทึก เราอาจ
บันทึกสั้น ๆ ใส่กระดาษโน้ตไว้ให้เขา หรือเตรียมพิมพ์รายการไปล่วงหน้า เพื่อให้เขามีบันทึกช่วยจำ และใช้
สั่งการขั้นต้นแก่บุคลากรในหน่วยงานของเขาได้
2) เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ ต้องรีบทำ เช่น จะรีบส่งเอกสารไปให้ หรือ จะรีบทำหนังสือไป
การประสานงาน เป็นศิลปะอย่างหนึ่ง ซึ่งต้องอาศัยความสุภาพ อ่อนน้อมถ่อมตน ความ
จริงใจ ความอดทนอดกลั้น ความยิ้มแย้มแจ่มใส ในการติดต่อกับบุคคลอื่น เพื่อขอรับการสนับสนุน
ขอความร่วมมือ เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน การประสานงานที่ดี ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้
อย่างราบรื่นและรวดเร็ว ทุกคน ทุกฝ่ายมีความเข้าใจถึงนโยบายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานได้ดียิ่งขึ้น
ช่วยประหยัดเวลา เงิน วัสดุ และสิ่งของต่าง ๆ ในการทำงาน ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมี
ประสิทธิภาพ เพิ่มผลสัมฤทธิ์ของงานมากขึ้น และยังสร้างความกลมเกลียว ความเข้าใจอันดีและความ
สามัคคี อีกทั้งช่วยขจัดข้อขัดแย้งในการทำงาน ป้องกันการก้าวก่ายหน้าที่ ขจัดปัญหาการทำงานซ้ำช้อน
หรือเหลือมล้ำกัน ก่อให้เกิดการทำงานเป็นทีม สร้างความสำนึกในการรับผิดชอบร่วมกัน รวมถึงเข้าใจ
ข้อเท็จจริงและปัญหาของหน่วยงานอื่นนำไปสู่การกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และลู่ทางการปรับปรุงงาน
ต่อไป
ผู้เขียนคู่มือปฏิบัติงานได้ศึกษาแนวคิดเกี่ยวกับเทคนิคการประสานงานทั้งสามรูปแบบ
ได้แก่ การใช้เครื่องมือสื่อสาร การประสานด้วยหนังสือ การพบปะด้วยตนเอง ซึ่งทั้งสามรูปแบบล้วนแล้วแต่
มีความสำคัญทั้งสิ้น ผู้ปฏิบัติงานและหัวหน้าโครงการพึงตระหนักว่า การรับงานโครงการบริการวิชาการ
ลักษณะว่าจ้างแบบมีสัญญาจ้างส่วนสำคัญอย่างหนึ่งอยู่ที่การประสานงาน หากประสานงานดี และมี
ประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะด้วยการใช้เครื่องมือสื่อสาร ด้วยหนังสือ หรือพบปะด้วยตัวเอง จะทำให้ผู้ว่าจ้างรู้สึก
ประทับใจ ทำงานง่าย ผู้ว่าจ้างสามารถแจ้งความประสงค์ให้ทำในสิ่งที่ต้องการได้ตลอดเวลา สามารถเจรจา
ต่อรอง และสอบถามข้อมูลได้อย่างมั่นใจ เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจ และบอกต่อสิ่งดี ๆ ที่ได้รับจากองค์กรของ
เราตลอดไป
