Page 42 - 0018

33

3) เมื่อติดต่อกับผู้ใด ควรจดชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้นั้นไว้ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป

บางครั้งทำเป็นบัญชีไว้ในปกแฟ้มเรื่องนั้น ๆ

4) ควรประสานกับระดับเดียวกัน หรือต่ำกว่าก่อน ใช้คำพูดสุภาพ ให้เกียรติคู่สนทนาแม้รู้
ว่าเขามีตำแหน่งต่ำกว่า ไม่พูดยกตนข่มท่าน

5) อาจหาข้อมูลก่อนว่า ผู้ที่เราจะโทรติดต่อ เป็นผู้ใด ตำแหน่งหน้าที่ใด อายุเท่าใด

เมื่อสนทนากัน อาจเรียก พี่ น้อง ท่าน จะทำให้เขารู้สึกดี

6) การอ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจ มักเป็นที่พอใจของผู้อื่น

7) ในการประสานงานครั้งที่ 2 หลังจากรู้จักกันแล้ว อาจทักทายหรือซักถามด้วยความ
ห่วงใย จริงใจ เกี่ยวกับเรื่อง สุขภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเรื่องงาน

8) กล่าวคำขอบคุณทุกครั้ง ก่อนจบการสนทนา

9) เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ ต้องรีบทำ เช่น จะรีบส่งโทรสารไปให้ จะรีบทำหนังสือไป

กำรประสำนด้วยหนังสือ

การประสานงานด้วยหนังสือใช้ในกรณีที่เป็นงานประจำที่ทั้งสองหน่วยงาน ทราบระเบียบ

ปฏิบัติอยู่แล้ว มีแนวทางปฏิบัติ ดังนี้
1) หากเป็นเรื่องใหม่ ควรประสานทางโทรศัพท์ก่อนเสมอ

2) ตัวอย่างเรื่องที่อาจต้องมีหนังสือไป หลังจากโทรติดต่อด้วยวาจาแล้ว เช่น ขอทราบ

ข้อมูล ขอหารือ ขอทราบความต้องการ ขอรับการสนับสนุน ขอความอนุเคราะห์ ฯลฯ

3) การร่างหนังสือ ควรให้ถูกหลักการ ถูกต้อง ถูกใจ (ผู้รับ)

4) การร่างหนังสือขอรับการสนับสนุน หรือขอความอนุเคราะห์ ควรประกอบด้วย (1) เหตุ
ที่มีหนังสือมา (2) ยกย่องหน่วยงานที่จะขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ (3) เรื่องราวที่ต้องการ

ขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ (4) ตั้งความหวังที่จะได้รับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ และ

(5) ขอบคุณ

5) การร่างหนังสือขอความร่วมมือ ควรประกอบด้วย (1) เหตุที่มีหนังสือมา (2) ความ

จำเป็นและเรื่องที่จะขอความร่วมมือ (3) เรื่องราวที่ต้องการขอความร่วมมือ (4) ตั้งความหวังที่จะได้รับ

ความร่วมมือ และ (5) ขอบคุณ

6) เมื่อได้รับการสนับสนุน การอนุเคราะห์แล้ว ควรมีหนังสือไปขอบคุณหน่วยงานนั้น ๆ
เสมอ เพื่อสานความสัมพันธ์ไว้สำหรับโอกาสต่อไป